Heb jij net als ik een eenmanszaak, gebruik je meerdere handelsnamen en overweeg je Office 365 te gaan gebruiken?
Een kleine ondernemer let op de kleintjes.
Als kleine ondernemer die net gestart is, let ik extra goed op de bedrijfskosten. Ik heb een Office 365-abonnement met 1 licentie, maar maak gebruik van meerdere handelsnamen. Deze handelsnamen hebben ieder een eigen domeinnaam (handelsnaam1.nl en handelsnaam2.nl) en bijbehorende e-mail adressen.
Wat ik wil: per handelsnaam een eigen Office 365 postvak gebruiken welke ik kan synchroniseren met mobiele apparaten.
Ik wil dus per handelsnaam een eigen Office 365 postvak gebruiken en makkelijk kunnen synchroniseren met mobiele apparaten. Normaliter zou je dan per handelsnaam 1 Office 365-licentie moeten afnemen…
Meerdere postvakken – meer kosten?
Maar ik zit er eigenlijk niet op te wachten om meerdere Office 365-licenties te moeten afnemen en dus meer kosten te moeten maken.
Wat ik niet nodig heb: extra Office 365-licenties.
Ik hoef namelijk geen extra gebruikersnamen en bijbehorende functionaliteiten maar wil alleen meerdere Office 365 postvakken kunnen gebruiken!
De oplossing
Dat kan gelukkig door gebruik te gaan maken van zogenaamde gedeelde postvakken.
Een gedeeld postvak gebruik je normaal gesproken als team. Je kent het wel, bijvoorbeeld een “verkoop” postvak waar de afdeling verkoop gebruik van kan maken. Bijvoorbeeld voor het versturen van e-mail naar klanten namens het verkoopteam.
De oplossing: gedeelde postvakken in Office 365 zijn gratis te gebruiken.
Het aanmaken en gebruiken van gedeelde postvakken in Office 365 is gratis. Voor het e-mail adres van een gedeeld postvak kun je iedere domeinnaam gebruiken die je aan Office 365 hebt gekoppeld.
Maar een gedeeld postvak is functioneel gezien niet gekoppeld aan een actieve gebruiker en kan normaal gesproken ook niet als losstaand “normaal” postvak gesynchroniseerd worden met bijvoorbeeld een mobiel apparaat…
De truc
Gelukkig weet ik door mijn ICT-achtergrond dat een gedeeld postvak technisch gezien wel degelijk gekoppeld is aan een gebruiker.
De truc: de “gebruiker” van het gedeelde postvak voorzien van een wachtwoord.
Daarom heb ik deze “gebruikers” via het beheer console van Office 365 voorzien van een wachtwoord. Et voilà, nu kunnen de gedeelde postvakken die voorzien zijn van e-mail adressen van de handelsnamen, gesynchroniseerd worden met mobiele apparaten! 🙂
Mocht je hulp nodig hebben om het bovenstaande in jouw situatie voor elkaar te krijgen, neem dan gerust contact met me op!